SHARE

Blog 43Folders poznat je po dobrim savjetima za produktivnost. Naglašavaju važnost dobre to-do liste, jer obveze izvršavamo najučinkovitije ako ih zapišemo, a to je dobar uredski alat.

Svatko, naravno, ima osoban stil i pristup pisanju to-do liste, ali pokušajte ju zamisliti kao odgovoran plan za usmjeravanje pažnje i truda u bližoj budućnosti, koji konstantno evoluira.

Anatomija jedne to-do zadaće

Glavna ideja to-do zadaće jest da se može izvršiti i da bi se trebala izvršiti – to se čini očitim ali često nam se na listama nađu stvari koje su višak, a neke bitne budu izostavljene. Najbolje i najkorisnije to-do zadaće krase ove značajke:

  • izvršavaju se fizičkom radnjom
  • mogu se izvršiti odjednom
  • koristan su korak prema jasnom cilju
  • mi smo najprikladnija osoba za tu zadaću, a ne netko drugi

Razbijte zadaću na više dijelova

U svojoj knjizi Getting Things Done, David Allen uvodi pojam “sljedeća akcija” koju definira kao “Sljedeća fizička, vidljiva aktivnost kojom se trebamo uposliti kako bi trenutnu stvarnost približili izvršenju zadatka”.

Primjerice klasična to-do lista izgleda otprilike ovako: “Organiziraj večeru s klijentima”, “Očisti stan”, “Popravi auto”, ali Allen kaže da je svaka od zadaća zapravo jedan pravi mali projekt, jer zahtijevaju više od jedne aktivnosti da bi se izvršile. Naučiti poštovati distinkciju između zadaće i projekta kojeg je ta zadaća dio, vjerojatno je najvažniji korak ka poboljšanju kvalitete i učinkovitosti to-do lista.

U prvom primjeru gdje bismo trebali organizirati večeru s klijentima, moramo prvo saznati koji dan i vrijeme svima odgovara. Da bismo to napravili, trebamo ih nazvati i provjeriti. Ali prije nego ih nazovemo trebamo se sjetiti gdje smo zapisali njihove kontakte.

Tako smo od naizgled neizvedivog plana organizacije večere došli do zadaće prikupljanja kontakata. Iako to, dakako, nije sve što trebamo napraviti za organizaciju večere, očito je sljedeća stvar koju trebamo napraviti prije nego nastavimo. To je uistinu “sljedeća akcija” pa je zaslužila mjesto na našoj listi.

uredski alat
(Flickr / flickr.com/photos/[email protected]/)

Razbijanjem projekta bilo koje veličine na njegove pripadajuće sljedeće akcije (a u redu je ako ih je nekoliko po projektu) olakšavamo si i ubrzavamo posao jer uvijek znamo što bi se trebalo sljedeće događati.

Zapravo ih zapišite

Artikuliranje naših zadaća u obliku fizičke aktivnosti(zapisivanja) – čak i kada iziskuju malo truda – ima čitav niz prednosti.
Najvažnije, to znači da ste o zadaći razmislili dovoljno dobro da možete zamisliti na koji način ćete ju izvršiti i kako ćete se osjećati dok ju budete izvršavali.

To znači da možete vizualizirati aktivnost, alate koji će vam biti potrebni i čak mjesto na kojem ćete ju obaviti. To nije tek prazna hrpa riječi koju ste zapisali na papir.

20 KOMENTARI

  1. […] Popis dnevnih zadataka je jedan od najučinkovitijih alata za produktivnost. Odredite što je važno na način da se usmjerite na stvari koje prve dospijevaju ili na zadatke koji će vam donijeti najveću vrijednost. Ključno je da odredite što prvo morate dovršiti, kako bi sve bilo gotovo u pravo vrijeme. Upotrijebite aplikaciju ili naučite voditi to-do listu. […]

Ostavi odgovor