SHARE
sustav poslovanja

Sigurno se čuli da su neke tvrtke uspješne zato što rade po određenom “sistemu”. Ali što to u stvari znači? Gdje početi? Za koji sektor ih napraviti? Kako izraditi sustav poslovanja?

Sustav nije ništa drugo nego skup procedura, a procedura je samo lista konkretnih koraka za određenu radnju.

Prvo ću vam objasniti zašto je uopće bitno imati sustav, i procedure na mjestu:

Procedure nam pokazuju najbolji smjer djelovanja

Uzmimo za primjer pilota. On se oslanja na procedure, i ustaljene radnje, kako bi osigurao sigurno polijetanje, vožnju, i slijetanje. Iskusan pilot ih je napravio stotinama puta, ušle su mu u naviku, tako da kad se dogodi kvar na vozilu, on može imati dovoljno snage, i koncentracije za odabrati najbolje korake.

Dakle, jako je važno imati zapisanu listu procedura, i pritom je bitno da ste je upravo vi napisali. Sustavi i procedure su ključne za uspjeh u bilo kojem području, neovisno o veličini biznisa. Evo zašto:

Utišat ćete vašeg unutrašnjeg kritičara

Kritičar u nama se budi (i plaši) svaki put kad se odvažimo, i krenemo raditi nešto kreativno. Kad ste poduzetnik i inovator, često ćete morati raditi izvan komforne zone.

Dobro definirane procedure će vam pomoći da utišate unutarnjeg kritičara, jer ćete imati jasnu strukturu za rad.

Manje ćete odugovlačiti

Ljudi često odugovlače jer ne znaju što im je sljedeći korak, ili ne znaju od kud početi. Procedure definiraju sljedeći korak.

Primjer: Možda ne znate kad ćete sljedeći put organizirati neki event, ali već ste izgradili proceduru za organizaciju. Ovako izbjegavate nervozu, i pretrpanost, koji uvijek dolaze kad neku obvezu odgađate.

Nemoguće postaje moguće

I najuspješniji ljudi sigurno nisu mogli zamisliti da će toliko postići kad su tek krenuli raditi.

Ali dobro isplanirane procedure su im osigurale ostvarenje ciljeva. Prvi cilj vam može biti zarađivanje 1000 kuna sa strane kako bi skupili dodatna sredstva za biznis. Potom 5000 kuna. Nakon toga…

Lakše ćete prepoznati gdje se trebate poboljšati, i kako delegirati posao

Poslovni rast mnogih poduzetnika je ograničen njihovim vremenom.

Razvojem procedura i sustava lakše ćete prepoznati koje stvari možete outsourcati, i tako osloboditi vrijeme za kreativno razmišljanje, umjesto da ga bacate na repetitivne zadatke. Također ćete prepoznati kako raditi pametnije i učinkovitije.

Sad znate da su procedure sjajna stvar – što je sljedeće? Razvijanje procedure. Evo kako to postići:

1. Odlučite gdje početi

Pitajte se sljedeće stvari:

  • Gdje želite da vam posao lakše teće?
  • Koje zadatke radite svaki tjedan?
  • Koji vas zadaci guše?

Korisno je i iskoristiti tuđe liste za početak. Podesite ih prema vlastitim potrebama, i gledajte kako će se odlične stvari početi događati. Možete uvesti procedure za email, objave na Facebook stranici biznisa, i za planiranje tjedna.

2. Izlistajte sve korake

Svatko ima određene metode za rad, ali najčešće su nasumične, ne sustavne. To često dovodi do dugotrajnog provjeravanja društvenih mreža, umjesto korisnog rada.

Kad odlučite gdje su vam procedure potrebne, zapišite sve korake potrebne za izvršenje zadatka. Tako ćete prepoznati koja su vam područja nejasna, i nedovoljno razrađena.

Nemojte biti perfekcionist, odaberite najbolje rješenje u ovom trenutku. Lorena Knapp (pilot i pisac) kaže da je imala 5 verzija liste procedura prije nego što je pronašla pravu.

Neka vam je svaki korak specifičan i konkretan. Svaki korak treba krenuti s glagolom, jer tako osiguravate djelovanje. Ako vam za izvršenje procedure treba više od 15 koraka, i nekoliko sati, razložite je na manje dijelove.

3. Testirajte proceduru

Kad krenete, procedura će vam biti spora i neobična. Meni je za svaki rad na drukčijoj mikseti trebalo više vremena, za pripremu kako bi pronašao sve bitne kontrole.

Kad ste proceduru izvježbali više puta, iskoristite metodu “napravi, pa provjeri”. Automatski odradite proceduru, potom provjerite jeste li prošli sve korake s liste. Postat ćete sve učinkovitiji, što više budete vježbali – ne odustajte.

4. Po potrebi podešavajte procedure

Nakon testiranja procedure, pitajte se:

  • Što treba biti definiranije?
  • Koje korake treba preurediti kako bih bio učinkovitiji?
  • Što nije upalilo prošli put?

Promišljanjem ćete doći do ključnih saznanja, koja će vam pomoći da poboljšate procese.

Sad kad ste promislili o proceduri, po potrebi je podesite.

5. Iskoristite proceduru

Kad nešto stalno ponavljate, to vam uđe u naviku. Kad stalno koristite tjedne planove, imat ćete bolje šanse za uspjeh. Kad ne isplanirate tjedan, vjerojatno neće biti produktivan.

6. Kako izraditi sustav poslovanja? Ponavljajte procese

Sad kad ste napisali, i iskoristili jednu proceduru, napravite novu, pa potom njih još nekoliko kako bi razvili sustav. Ako ste vlasnik biznisa, vjerojatno će vam trebati sistem za:

Kad stvorite sustave i procedure u poslovnom i privatnom životu, oslobodit ćete vrijeme, i imat ćete više mentalne snage za bitnije stvari.

Nije bitno raditi više – bitno je raditi više značajnih stvari.
(prilagođeno s workawesome)